A Descrição de Funções

A descrição de funções é um processo muito importante numa organização, mas também desafiante para quem o vai fazer, por regra será realizada por um membro do departamento de Recursos Humanos.

O que é?

A descrição de funções enumera as tarefas realizadas pelos colaboradores da organização, vem como as suas principais responsabilidades. O objetivo é tornar claro o que cada um faz, estruturar, caso se analise que haja essa necessidade. Quando uma organização nunca fez este levantamento é natural que na primeira análise seja necessário implementar algumas alterações ou pequenos reajustes.

Com este levantamento também se identificará qual a formação e competências necessárias para desempenhar determinada tarefa, qual o report hierárquico.

Principais vantagens

A descrição de funções permite melhorar o trabalho em equipa e tentar perceber o que possa estar a acontecer para que a equipa tenha algumas questões a resolver.

Podemos assim elencar alguns benefícios da descrição de funções:

– Eliminar alguns mal-entendidos na execução de tarefas e na atribuição de responsabilidades;

– Maior Satisfação no local de trabalho;

– Coesão da equipa de trabalho;

– Melhor integrar de novos colaboradores;

– Melhorar a eficiência no trabalho.

 Como realizar?

Existe vários métodos para a realização da descrição de funções numa organização. Desde o método da entrevista, ou da observação, ou o preenchimento por parte de cada colaborador de um questionário em que descreve as suas principias tarefas e responsabilizadas.

Com base na minha experiência profissional, o melhor método é sempre a observação em conjunto com a entrevista. Primeiramente, a resposta apenas ao questionário poderá dar uma liberdade muito grande a cada colaborador para vagar no pretendido, ou em contrapartida, o colaborador sentir-se perdido com o que responder e apenas enumerar muito superficialmente o solicitado.

A entrevista permitirá conhecer pela voz de cada colaborador as tarefas desempenhadas e em muitos casos perceber as suas principais dificuldades sentidas. A observação ajudará a analisar o que foi descrito na entrevista com o que acontece para perceber qualquer mal-entendido como pode ser gerado e que por vezes é uma fonte de discórdia entre vários elementos da equipa.

Caso seja da área de Recursos Humanos e irá iniciar o processo de Levantamento, Análise e Descrição de funções estas são as principais dicas que dou quanto ao modo operandi. Caso esteja a ler este texto apenas por curiosidade para perceber melhor o que é a descrição de funções, quando na organização em que trabalha tal esteja a ser desenvolvido peço-lhe que colabore o máximo possível, pois de facto é algo muito importante a ser realizado numa organização, mas que suscita alguma dúvida e receio por parte dos colaboradores, muitas vezes aliados ao sentimento de serem substituídos. Este não é o objetivo final da descrição de funções numa organização.