Dicas para o envio correto de um e-mail profissional

Deverás distinguir que escrever um e-mail para um professor ou colega de trabalho ou superior hierárquico não é o mesmo que escrever um e-mail para um amigo ou familiar. Neste artigo procuramos dar-te algumas dicas de como escrever um e-mail correto em contexto profissional.

1ª Dica: Deverás utilizar uma conta profissional;

2ª Dica: Deverás iniciar o texto com o cumprimento e questionar se encontra-se bem, não te esqueças de indicar Dr./Dra. Ou Eng./Engª, caso não saibas o seu grau académico podes sempre colocar Prezado/Prezada; 

3ª Dica: Se pretendes tirar alguma dúvida, antes de a questionares verifica se nada está explicado nos apontamentos ou documentos enviados pelo professor, ou num e-mail recebido anteriormente pelo teu superior hierárquico que já responda à tua questão, uma vez que a repetição poderá não ser acolhida de uma forma positiva mas sim indicar distração;

4ª Dica: Não faças perguntas redundantes – faz perguntas diretas para que não tenhas também respostas ambíguas;

5ª Dica: O recomendado é usares o e-mail institucional para que os professores te identifica enquanto aluno e também não caíres o risco de o teu e-mail ir parar ao spam;

6ª Dica: No assunto do e-mail deverás ser sucinto e indicar o objetivo do envio desse mesmo e-mail;

7ª Dica: Deverás escrever frases completas e explicar de uma forma objetiva a situação ou as tuas questões, uma forma de demonstrar mais rápido quais as tuas dúvidas é aconselhado colocares o texto por tópicos – permite uma fácil leitura e fácil compreensão daquilo que queres transmitir ao recetor da mensagem; 

8ª Dica: Deverás ter sempre em mente que quem está a ler o teu e-mail poderá não estar dentro do assunto (a par da situação) ou que não está ao teu lado para perceber aquilo que lhe queres transmitir ou questionar, como tal é mesmo muito importante que passes a mensagem de uma forma clara, tendo sempre a ideia de que de facto o recetor poderá não estar a compreender o que queremos transmitir se não formos claros e objetivos; 

9ª Dica: Usa a pontuação correta;

10ª Dica: Escreve as palavras por extenso, não te deixes influenciar pelas gírias comuns ou pela facilidade das abreviaturas;

11ª Dica: Deixa claro aquilo que esperas por parte do recetor da mensagem, resposta a dúvida, agendar reunião?

12ª Dica: Lê e revê o e-mail para que não seja enviado com nenhum erro ou que fique pouco esclarecido; 

13ª Dica: Termina o e-mail com um agradecimento pela atenção dispensada e indicando que ficarás a aguardar feedback ou resposta ao mesmo;  

14ª Dica: Coloca o teu e-mail em BCC para garantires que o e-mail foi mesmo enviado;

Caso verifiques que não tens resposta ao mesmo, após uma semana deverás insistir de uma forma simpática e cordial para que tenhas a resposta ao mesmo. 

Esperemos ter-te ajudado com o nosso artigo!